Configurar respuestas automáticas en WhatsApp Business
Las respuestas automáticas en WhatsApp, son plantillas de mensajes también conocidos como WhatsApp template. Hoy en día existen dos formas de mandar estas respuestas automáticas en WhatsApp Business. Una son las respuestas rápidas y la otra, totalmente automatizada son los mensajes preestablecidos.
El objetivo de la creación de este tipo de funcionalidad, es que tanto las medianas como las pequeñas y grandes empresas, puedan enviar mensajes automáticos a sus clientes. De esta forma, crecen las interacciones del usuario con la marca y asegura una mejor experiencia al consumidor, lo que se puede transformar en conversiones.
Tipos de mensajes automáticos en WhatsApp
Existen dos tipos de respuestas totalmente automáticas en WhatsApp. Por un lado están los mensajes de bienvenida y por el otro los mensajes de ausencia. Que veremos en detalle:
- Mensajes de bienvenida. Como su nombre indica son mensajes automáticos que se envían por WhatsApp la primera vez que una persona escribe un mensaje al número de la empresa. Este tipo de mensajes es muy bueno para la captación de clientes. Pero solo se envía una vez. Así que debe ser conciso, ir al punto que más se quiera promocionar y ser lo más humano posible. Para evitar que la persona piense que está hablando con un bot.
- Mensaje de ausencia. Estos mensajes se envían para que los clientes sepan que les atenderán pronto. Y lo más normal es configurarlos para que se envíen fuera del horario de atención al cliente. No obstante, hay muchas formas para sacar partido a estos mensajes. Ya que se puede configurar a quiénes van dirigidos.
Cómo establecer respuestas automáticas en WhatsApp
Mensajes de Bienvenida
Para usar los mensajes de bienvenida como respuestas automáticas en WhatsApp sigue los siguientes pasos:
- Abre WhatsApp Business y toca el icono de más opciones. Después elige Herramientas para la empresa. Y después selecciona Mensaje de bienvenida.
- Activa la opción Enviar mensaje de bienvenida.
- Toca Mensaje de Bienvenida y edita el contenido con el mensaje que quieras enviar a las personas que escriben a tu WhatsApp Business por primera vez.
Mensajes de Ausencia
Para enviar mensajes de ausencia, se sigue un proceso muy parecido al caso anterior.
- Abre WhatsApp Business y toca el icono de más opciones. Después elige Herramientas para la empresa. Y esta vez se selecciona la opción Mensaje de Ausencia.
- Activa la opción Enviar mensaje de ausencia.
- Para editar el mensaje de ausencia toca en Mensaje de ausencia. Y cuando esté listo toca OK.
- El siguiente paso es configurar el horario. Aunque esta opción solo está disponible si has configurado el horario comercial en el perfil de empresa. Puede estar activo siempre, para que el mensaje se envíe sin importar la hora. Con un horario personalizado, que tú mismo eliges. Y fuera del horario comercial, para que el mensaje se envíe cuando te mandan mensajes fuera del horario marcado.
- También se pueden configurar los destinatarios. Si quieres que el mensaje se envíe a todas las personas que escriban o solo aquellas que no están en tu libreta de contactos. Por último hay otra opción, crear una lista de contactos y configurar si las respuestas se envían a todas las personas excepto las que están en la lista. O solo a las personas de la lista.
Si tienes dudas puedes consultar el tutorial de WhatsApp.
Otra herramienta, las respuestas rápidas
Este tipo de respuestas están prefijadas y se envían al poner cierto atajo. Si tienes que contestar muchas veces a las mismas preguntas, es esencial que configures bien las respuestas rápidas. Así ahorrarás tiempo, al no tener que copiar y pegar las respuestas una y otra vez de un chat de cliente a otro.
Cómo establecer respuestas rápidas
Para poder usar este tipo de respuestas, debes configurar el WhatsApp para empresas de la siguiente forma.
- Toca en la aplicación el icono de más opciones (Barra vertical de tres puntos), luego pulsa “herramientas para la empresa” y a continuación “respuestas rápidas”.
- Toca el icono de “añadir”.
- Pulsa “mensaje” para crear el mensaje (No se admiten archivos multimedia).
- Selecciona “Atajo” para establecer el atajo de teclado para la respuesta rápida.
- Por último pulsa “guardar”.
Cómo enviar las respuestas rápidas
Existen dos formas para enviar este tipo de respuestas. Estas son las siguientes:
- Como archivo adjunto
- Abre un chat
- Toca el ícono de “adjuntar” y luego pulsa “respuestas rápidas”.
- Selecciona la respuesta rápida, este mensaje aparecerá de forma automática en el cuadro de texto.
- Edita el mensaje o envíalo
- Desde el cuadro de texto
- Abre un chat
- Pulsa en “mensaje” y escribe “/”. De esta forma conseguirás que aparezcan todas las respuestas rápidas, incluidas las que son predeterminadas.
- Selecciona la respuesta que se quiere y esta aparecerá directamente en el cuadro de texto.
- Puedes editar el mensaje o enviarlo.
Ventajas de utilizar las respuestas automáticas de WhatsApp Business
Esta aplicación se utiliza cada vez más como canal de venta y de atención al cliente. Por ello, las respuestas automáticas, permiten optimizar los procesos internos y mejorar la efectividad de los mensajes que se envían. El uso de esta aplicación y sus respuestas, conlleva una serie de ventajas que son las siguientes:
- Resuelve las preguntas frecuentes de forma inmediata y evita la acumulación de chats.
- Ofrece una atención ininterrumpida, incluso fuera del horario comercial.
- Al resolver dudas habituales, los trabajadores de atención al cliente se pueden enfocar en tareas de mayor valor
- El proceso de compra es mucho más sencillo para los clientes, ya que se ofrece asistencia en tiempo real.
- Se aumenta tanto la satisfacción de los clientes como el tiempo optimizado para gestionar el tiempo de los agentes.
- Se mejoran los procesos de gestión interna y la productividad del equipo.
- Al tener mensajes personalizados, se optimiza la experiencia del usuario en función de consulta.
- Si se tiene que utilizar WhatsApp en el trabajo, las respuestas rápidas hacen que no se pierda mucho tiempo de otras tareas.