Reglamento Verifactu: Marco Regulador de los Sistemas Informáticos de Facturación en España
El Real Decreto 1007/2023, publicado el 6 de diciembre de 2023, introduce un nuevo marco regulatorio para los sistemas informáticos de facturación en España, conocido comúnmente como Reglamento Verifactu. Esta normativa responde a la necesidad de modernizar y fortalecer el control fiscal mediante la implementación de requisitos técnicos y legales que aseguren la integridad, seguridad y trazabilidad de los registros de facturación digital. La adopción de este reglamento supone un avance significativo en la digitalización de los procesos tributarios, alineándose con las políticas de lucha contra el fraude fiscal y la mejora en la gestión tributaria.
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El marco regulatorio se fundamenta en la modificación del artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003 (Ley General Tributaria), introducida por la Ley 11/2021, que refuerza la obligación de los contribuyentes de mantener registros electrónicos fiables y seguros. La finalidad principal del Reglamento Verifactu es garantizar que los sistemas utilizados por empresarios y profesionales sean capaces de producir registros que cumplan con criterios estrictos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad, facilitando así la inspección y verificación por parte de la Agencia Tributaria.
Características Principales del Reglamento Verifactu
El Reglamento Verifactu establece varias características esenciales para los sistemas informáticos de facturación, orientadas a garantizar la fiabilidad y seguridad de los registros digitales. Entre las principales se encuentran:
- Estandarización de registros: Los programas deberán crear registros de facturación con una estructura y formato uniformes, facilitando su interpretación y control.
- Seguridad informática avanzada: La implementación de mecanismos como hashes encadenados y firma electrónica garantizan la integridad y autenticidad de los registros.
- Inmutabilidad de registros: Una vez generados, los registros no podrán ser modificados sin dejar constancia, asegurando una trazabilidad completa.
- Envío directo a la AEAT: Los sistemas podrán remitir los registros directamente a la sede electrónica de la Agencia Tributaria, simplificando la gestión y control fiscal.
Los beneficios esperados de la implantación de Verifactu incluyen la reducción del fraude fiscal, el impulso a la digitalización empresarial, la mejora en la asistencia tributaria y una notable simplificación en la elaboración de libros registro fiscales, optimizando la gestión tributaria y reduciendo errores.
Ámbito de Aplicación
El reglamento tiene un alcance amplio, afectando a todos los empresarios y profesionales en sus operaciones de facturación, salvo en casos específicos. La normativa no se aplica a:
- Contribuyentes sometidos al Suministro Inmediato de Información (SII). Ya que este sistema tiene sus propias reglas de control.
- Sujetos sin obligación de facturación, como ciertos pequeños contribuyentes o exentos.
- Territorios con régimen fiscal foral (País Vasco y Navarra). Donde ya existen sistemas propios como Ticket Bai.
- Territorios históricos como Canarias, Ceuta y Melilla. Con particularidades en su regulación fiscal.
Este marco se aplicará en toda la península y en las comunidades autónomas. Con las excepciones mencionadas, garantizando una uniformidad en la implementación y cumplimiento.
Funcionalidades para Clientes y Contribuyentes
El Reglamento Verifactu contempla mecanismos que favorecen la transparencia y la controlabilidad de las facturas. Los clientes podrán verificar la validez fiscal de las facturas simplificadas mediante consultas en la web de la Agencia Tributaria, utilizando elementos como códigos QR que enlazan con la información registrada en los sistemas de la AEAT. Esto aumenta la confianza en las operaciones comerciales.
Para los contribuyentes, el sistema ofrecerá la posibilidad de descargar todos los registros de facturación generados, facilitando la gestión contable y la presentación de informes fiscales. Además, esto permitirá una auditoría interna más eficiente y el cumplimiento normativo sin mayores complicaciones, promoviendo la digitalización y automatización de los procesos de control tributario.
Compatibilidad con Otras Normativas y Sanciones
El Reglamento Verifactu se diseñó para ser compatible con el proyecto de Reglamento de factura electrónica B2B en tramitación, permitiendo una integración eficiente de los sistemas de emisión y registro de facturas electrónicas. Los programas informáticos deberán adaptarse a ambos marcos mediante un modelo de datos unificado, que garantice la coherencia en los requisitos de información, medios y plazos de pago.
El incumplimiento de las disposiciones establecidas en el Reglamento Verifactu podrá acarrear sanciones, reguladas por la Ley General Tributaria. Estas sanciones serán proporcionales a la gravedad de las infracciones, pudiendo implicar multas, suspensión o inhabilitación en el uso de sistemas electrónicos de facturación, asegurando así la seriedad y el cumplimiento normativo.
Capítulo I: Disposiciones Generales del Reglamento Verifactu
Objeto y Ámbito Territorial
El Artículo 1 del Reglamento Verifactu establece que su principal objetivo es regular los requisitos y especificaciones técnicas que deben cumplir los sistemas y programas informáticos utilizados en procesos de facturación por parte de los contribuyentes en España. Se busca garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros electrónicos. La regulación se aplica en todo el territorio español, incluyendo las comunidades autónomas con regímenes especiales, salvo las excepciones de los territorios forales y otras zonas con particularidades fiscales.
El alcance territorial contempla también a las islas y zonas autónomas, adaptándose a las particularidades de cada régimen fiscal. La regulación busca homogeneizar los estándares técnicos y legales en todo el país, promoviendo una gestión tributaria eficaz y segura a nivel nacional.
Régimen Jurídico y Ámbito Subjetivo
El Artículo 2 señala que el Reglamento Verifactu se dicta en desarrollo del artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, Ley General Tributaria, fortaleciendo las obligaciones de los contribuyentes en materia de registros electrónicos. La normativa está dirigida a todos los obligados tributarios que realicen actividades económicas, incluyendo contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, IRPF (profesionales y empresarios). Y entidades en régimen de atribución de rentas.
Asimismo, el Artículo 3 especifica que los sujetos obligados incluyen a quienes lleven a cabo actividades económicas y tengan la obligación de emitir facturas, así como a los productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación. La regulación también contempla a las entidades que desarrollen o distribuyan estos sistemas, asegurando un control integral del proceso.
Solicitud de No Aplicación y Delegación del Cumplimiento
El Artículo 5 permite a los obligados solicitar al Departamento de Inspección Financiera y Tributaria de la AEAT la no aplicación del Reglamento Verifactu en casos justificados, como prácticas comerciales específicas o particularidades sectoriales que puedan verse afectadas negativamente. Esta vía busca flexibilizar la normativa y atender las particularidades de ciertos sectores económicos.
Por otro lado, el Artículo 6 establece que la obligación de usar sistemas que cumplan con el reglamento pueda ser cumplida por terceros o destinatarios de las operaciones, en línea con las regulaciones sobre la delegación de obligaciones de facturación. Esto facilita la externalización del cumplimiento, siempre que se garantice la trazabilidad y seguridad de los registros.
Recursos y Requisitos de los Sistemas de Facturación
El Artículo 7 obliga a los obligados tributarios a contar con los recursos informáticos adecuados para cumplir con las obligaciones establecidas en el Reglamento Verifactu. Estos recursos deben garantizar la correcta generación, conservación y transmisión de los registros de facturación en condiciones seguras y fiables.
El Artículo 8 detalla que los sistemas informáticos deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Además, deben incluir un registro de eventos que documente automáticamente las interacciones y operaciones realizadas, facilitando auditorías y verificaciones posteriores.
Capítulo II: Sistemas Informáticos de Facturación
Características y Requisitos de los Sistemas
El Artículo 7 establece que los sistemas informáticos utilizados para la facturación deben disponer de recursos tecnológicos que garanticen el cumplimiento de los requisitos técnicos del Reglamento Verifactu, incluyendo hardware, software y medidas de seguridad apropiadas. La infraestructura debe ser robusta, escalable y actualizada, permitiendo una gestión eficiente y segura de las facturas electrónicas.
El Artículo 8 especifica los requisitos que deben cumplir estos sistemas, destacando la necesidad de asegurar la integridad (que los registros no sean modificados sin autorización), la conservación (mantener los registros en condiciones óptimas), la accesibilidad (que puedan ser consultados fácilmente cuando se requiera), la legibilidad, la trazabilidad (registro de todos los eventos del sistema) y la inalterabilidad (que los registros sean inmutables una vez creados). La inclusión de un registro de eventos automático es esencial para documentar toda interacción con el sistema.
Registros de Facturación: Generación y Contenido
El Artículo 9 establece que por cada factura emitida, el sistema debe generar un registro de alta en el momento de su creación, asegurando que la información quede documentada de manera inmediata y fiable. Este registro será la base para futuras verificaciones y auditorías.
El Artículo 10 detalla el contenido mínimo del registro de facturación de alta, que incluye datos como el NIF y nombre del emisor, número y serie de la factura, fecha de emisión, descripción de las operaciones, importe total, impuestos aplicados y otros datos relevantes. La precisión y exhaustividad de estos registros son imprescindibles para garantizar su validez y utilidad tributaria.
El Artículo 11 regula la generación de registros en caso de anulación de facturas, incluyendo información como el identificador del registro original, motivo de la anulación, fecha y hora. Esto permite mantener un historial completo y coherente, facilitando la trazabilidad de todas las operaciones.
El Artículo 12 establece que los registros, tanto de alta como de anulación, deben incorporar una huella digital o «hash» y ser firmados electrónicamente, salvo en casos en que se remitan en tiempo real a la AEAT. Estos mecanismos aseguran la integridad y autenticidad de la información almacenada.
Certificación y Verificación de Sistemas
El Artículo 13 establece que los productores de sistemas informáticos deben certificar, mediante una declaración responsable, que sus productos cumplen con los requisitos del Reglamento Verifactu. Esta certificación refleja que el sistema ha sido diseñado y probado conforme a las especificaciones técnicas y legales, garantizando su idoneidad para el cumplimiento tributario.
El Artículo 14 faculta a la Administración Tributaria para verificar el cumplimiento de estas obligaciones, pudiendo requerir acceso completo e inmediato a los sistemas y registros, ya sea mediante copias seguras o acceso directo. Esta facultad asegura la supervisión efectiva y la detección de posibles incumplimientos.
Capítulo III: Sistemas de Emisión de Facturas Verificables y Disposiciones Finales
Sistemas de Emisión y Remisión de Registros
El Artículo 15 permite a los obligados tributarios remitir los registros de facturación generados a la AEAT en el momento de su creación, siempre que se establezca un procedimiento mediante orden ministerial. Esta opción favorece la automatización y la simplificación del cumplimiento, asegurando la disponibilidad inmediata de la información para la Administración Tributaria.
El Artículo 16 define el sistema de emisión de facturas verificables como aquel que permite la remisión instantánea de registros a la AEAT en el momento de su generación. Este sistema exime de la obligación de añadir huellas digitales o firmas electrónicas, siempre que se cumplan las especificaciones técnicas establecidas. La adopción de esta modalidad favorece la eficiencia y la reducción de cargas administrativas para los contribuyentes.
Disposiciones Finales y Aplicación
Las Disposiciones adicionales contemplan la posibilidad de que la AEAT ponga a disposición de los obligados una aplicación informática específica que cumpla con los requisitos del reglamento, facilitando su implementación. También se contempla la colaboración social, permitiendo que terceros puedan remitir registros en nombre de los contribuyentes, siempre en el marco de la normativa vigente.
Finalmente, se prevé la integración de los registros de facturación en los libros registro oficiales, como el de facturas expedidas y otros libros de control, para consolidar la información y facilitar auditorías, mejorando la fiscalización y el control tributario en línea con los objetivos del Reglamento Verifactu.
Conclusión: Facturación Digital con el Reglamento Verifactu
En conclusión, el Reglamento Verifactu representa un paso decisivo hacia la digitalización y seguridad del sistema de facturación en España. Estableciendo un marco técnico y legal que favorece la transparencia, eficiencia y lucha contra el fraude fiscal. La correcta implementación de sus requisitos será esencial para que empresarios y profesionales puedan adaptarse a la nueva realidad digital. Garantizando el cumplimiento del Real Decreto 1007/2023 y la protección de sus operaciones comerciales.